公簿等諸表簿の取り扱い　小学校初任者研修010

　ここでは、次の2つについて書きます。

　公簿等諸表簿とは何か？

　取り扱い方

公簿等諸表簿とは何か？

　学校には、何種類ぐらいの公簿や公文書があるのでしょうか。

　学校における公文書は、「教職員がその職務上作成した文書または職務上取得した文書」の全てをいいます。

　中でも公簿と呼ばれる「法令の規定に基づいて作り、常に備えておく帳簿（法定表簿：学校教育法施行規則第28条）」があります。

　学校教育法施行規則には、次のような記述があります。

第二十八条　学校において備えなければならない表簿は、概ね次のとおりとする。

一　学校に関係のある法令

二　学則、日課表、教科用図書配当表、学校医執務記録簿、学校歯科医執務記録簿、学校薬剤師執務記録簿及び学校日誌

三　職員の名簿、履歴書、出勤簿並びに担任学級、担任の教科又は科目及び時間表

四　指導要録、その写し及び抄本並びに出席簿及び健康診断に関する表簿

五　入学者の選抜及び成績考査に関する表簿

六　資産原簿、出納簿及び経費の予算決算についての帳簿並びに図書機械器具、標本、模型等の教具の目録

七　往復文書処理簿

②　前項の表簿（第二十四条第二項の抄本又は写しを除く。）は、別に定めるもののほか、五年間保存しなければならない。ただし、指導要録及びその写しのうち入学、卒業等の学籍に関する記録については、その保存期間は、二十年間とする。

③　学校教育法施行令第三十一条の規定により指導要録及びその写しを保存しなければならない期間は、前項のこれらの書類の保存期間から当該学校においてこれらの書類を保存していた期間を控除した期間とする。

学校教育法施行規則第28条

　また、準公簿として「公簿を補助し、日ごろの教育活動を支えるための文書」があります。

　もう少しわかりやすい書き方でまとめますと、次のようになります。

　公簿の例（法定表簿）
学則、日課表、学校日誌、職員の名簿、出勤簿、時間表、指導要録、出席簿、健康診断に関する表簿、教具の目録等があります。

　準公簿の例（法定外表簿）
保健調査票、児童への指導記録、進路や評価にかかわる記録（通知票）、卒業アルバム、学級日誌、児童生徒名簿、家庭環境調査票等があります。

取り扱い方

　最近の傾向としては、紙を中心に存在するものと、電子データーを中心に存在するものがあります。

　日々の健康調査表（欠席しらべ）などは、紙を中心に存在します。

　子どもの日々の出席状況や欠席の理由などが書かれることになります。

　子どものプライベートにかかわる記録ですので、記載は教師がすべきです。

　職員室への移動も本来は、教師がすべきでしょうが、学級のほけん係の仕事になっていることもあります。

　気を付けないといけないのは、いつ持っていかせるかです。

　できるだけ早く届けるべきですが、授業中は避けるべきです。

　休み時間に係の子どもが運ぶのは許されると思います。

　以前は、全ての学校で、出勤簿に毎朝押印をしていましたが、多くの自治体で、教職員の出勤簿などは、パソコンなどのデーター中心に存在することがあります。

　学校によっては、職員証で、打刻することで、機械が勝手に入力してくれることがあります。

　年休などの取得に際しても、「勤務情報システム」「勤怠管理システム」などの名称のプログラムを使って、パソコン等を使って申請し、学校長の承認を得る場合があります。

　いずれにしろ、公簿等諸帳簿は、個人情報に関係するものも多いので、細心の注意を払って扱うようにする必要があります。

　紙で作成する場合は、机の上を整理してから取りかかるようにしましょう。

　パソコンなどで入力する際には、作業中に、席を離れるときに、画面を閉じたり、ログオフしたりして、第３者に見られないようにすることも大切です。

　公簿は、無くさないように気を付ける必要があります。

　保護者に電話をかけた後に、ついうっかり、児童家庭調査表などを電話のそばなどに置きっぱなしにしてしまうことがありますが、すぐに所定の場所に戻す習慣をつけましょう。

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