教務主任の大きな仕事のひとつがお知らせの作成です。
学校では、授業を行う以外に様々な仕事があります。
学校の教職員の仕事に、教務主任という役割があります。
今回は、「教務主任の役割③：お知らせの作成」について書きます。
教務主任の役割③：お知らせの作成
🟠教務主任の役割③：お知らせの作成
＜様々な文書をつくる＞
学校では、様々なお知らせを作ります。
一番多いのは、保護者に対してです。
運動会、学習発表会、学習参観、保護者会、個人懇談会など、保護者に学校に来ていただく要件に関するお知らせです。
それらの多くの文章は、教務主任が書くことになります。
書く内容などは、学校長や教頭などと相談することもありますが、基本的には、日程などを相談した上で、昨年度の文章をもとに、パソコンで作成することになります。
多くの学校で毎月発行している学校だよりも、学校長の言葉などを除いて、教務主任が作成します。パソコンなどを使って、学校長に巻頭言などを書いていただき、月中行事などを付け加えて作成することになります。
インフルエンザなどが流行し、急に学級閉鎖になる場合なども、連絡のお手紙を作成する必要があります。
急いで、昨年度のデーターを探して、日程などを打ちかえて、作成します。
日程などを間違えるといけませんから、学校長や教頭などのチェックを受けて印刷することになります。
＜印刷し、配付する＞
できあがった文章は、学校長や教頭など管理職の点検を受けた後で、間違いがなければ、印刷します。
多くの学校では、各学級には配付してもらうための棚が用意されていますので、各学級の子どもの人数が書かれた一覧表などを元に、担任の教員の人数と予備を1、2枚付け加えて印刷します。
印刷機が職員室にある場合は、職員室で、印刷機が印刷室にある場合は、印刷室で印刷します。
印刷室と配付するための棚が近くにある場合は、印刷したら棚に持っていけばいいのですが、印刷機と棚が離れている場合は、どのクラスの分を印刷したのかわかるように、付箋紙などに、学年と組を「１－2」「３－2」などと書いておき、印刷できた紙の束に貼って行き、棚に持っていくこともあります。
印刷物はできるだけ、時間を考えて印刷する必要があります。
一番大きいのは、今日配る必要があるのかどうかです。明日以降でいい場合は、子どもが帰った後で印刷して棚に入れておきます。
なぜなら、1、2年生などの学級担任の中には、子どもが余裕を持って連絡帳が書けるように考えて、計画的に連絡帳に手紙の枚数などを書かせていますので、急に文章が増えるのを嫌がる担任もいるからです。
配るべき印刷物の枚数が変わっても、高学年の場合は、なんとかなりますが、低学年の子どもの場合は、なかなか簡単ではありません。
ですから、急に何らかの突発的な保護者へのお知らせが増えた場合は、校内放送や校内電話などを使って、配付すべき文章が増えたことを各担任に知らせた上で、印刷し、場合によっては、学級まで、印刷した文章を持っていくことになります。
学級が多い学校の場合などは、職員室にいる教職員にも手伝ってもらって各学級を回ることもあります。
＜印刷した文章を教職員にも配付する＞
学校は、子どもと学級担任だけがいるわけではありません。子どもと学級担任を支える多くの教職員がいます。そのような教職員にもきちんと連絡が行くように、子どもに配付した文章は、必ず担任以外の教職員にも手渡すことが必要です。
そのことについて、聞いていませんでした、知りませんでした、ということがないように、子どもに文章を配付した場合は、同じ文章を他の教職員にもきちんと渡しておく必要があります。
多くの場合は、教職員の机上に文章を置きますが、職員室に教職員用の文書棚が設置されている学校の場合は、そこに入れることになります。
＜印刷した文書を保管しておく＞
何らかの返答を保護者に求める文章を保護者に渡した場合、必ずと言っていいくらい、返事がない保護者がいます。そのような場合は、同じ文章をもう一度お渡して、返事をお願いすることがあります。
そのような場合、お渡しした文章を紛失していることも決して珍しいことではありません。担任の先生に頼まれて、子どもがそのような文章を職員室にとりに来ることがあります。
そのような時に、さっと手渡せるように、印刷した文章は、しばらくの間、職員室に予備を用意しておきます。予備のプリントの場所は、他の教職員にも伝えるようにしておき、教務主任が様々な用事のために不在の場合でも、職員室にいる教職員が渡せるようにしておくことも大切なことです。
＜学校ホームページに、配付した文章を掲載する＞
全ての家庭が、スマートフォンやパソコンなどを持っておられる場合は、いちいち印刷などしないで、作った文章をメールなどで配信すれば、作業はもっと簡単になるかもしれません。
しかし、学校に子どもを通わせている家庭の中には、スマートフォンやパソコンなどを持っておられない家庭も一定数いますので、やはり紙で印刷したものを配付することが一般的です。
さらに、保護者などの利便性を考えて、学校のホームページに印刷した内容を掲載することもあります。
学校の月中行事などは、学校のホームページなどの形式に書きかえることもありますし、学校だよりをそのまま載せることもあります。
校長や教頭などが、パソコン作業やホームページの編集作業に精通されている場合は、お任せることもあるのですが、一番困るのは、学校ホームページの扱いに不慣れな管理職の場合です。
全ての作業を教務主任が担うことになります。
教務主任自身が、そのような作業に今まで少しでも携わっている場合は、なんとかなりますが、管理職も教務主任もあまり得意でないと、急に学校のホームページの更新が止まってしまうことになります。
＜数年前の日付で止まっている＞
たくさんの学校のホームページを見ると、数校に1校、何年も前の記事がそのまま残っている場合があります。
さすがに、学校長の名前が変更されていないということは滅多にありませんが、数年前に書かれた「令和○年度の学校目標」などがそのままになっていることは、決して珍しいことではありません。
昨年まで、頻繁に更新されていたのに、更新がなくなってしまうと、新しく来た学校長などは、ホームページ作業が不得意なのだなということが、すぐにわかってしまいます。
子どもの様子などを知らせる「生活日記」などは、各担任が更新し、管理職は、それを承認するだけのことが多いでしょうから、学校に数名、ホームページ作業に精通している教職員がいれば、頻繁に更新してくれるのでいいのですが、学校の顔ともいうべき、管理職が更新する必要のある箇所がそのままになっているのは、とても悲しいことです。
多くの学校で、学校のホームページが公開されているのが当たり前になっていますから、教務主任は、少なくとも、自分の学校のホームページを見直してみて、本来今年の日付に変わっているのが当たり前の文章が、数年前のままになっていないかどうか確かめて、もし数年前のままになっていれば、できるだけ早く修正すべきだと思います。
多くの修正をする必要はありません。少なくとも、令和5年や2023年になって２か月が過ぎているのに、子どもの在籍数が2021年5月現在という文章になっていたり、令和3年度学校教育目標という文章がそのまま残っていたりする場合は、早急に今年の数値に変えることが大切だと思います。
＜まとめにかえて＞
教務主任が10人いれば、きっとその10人のやり方は、それぞれ違うと思います。
このやり方が正解ということもありません。自分が今までに知っている教務主任のよさを真似しつつ自分なりの教務主任像を作っていけばいいと思います。
教務主任とはいえ、全ての教育に関係する事柄に精通しているわけではないと思います。
学校に関わるいろいろな事柄の全てのことがきちんとできるわけでもないと思います。
しかし、管理職の協力や他の教職員の手も借りながら、学校がよりよくなるように少しずつ努力することは大切だと思います。
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関係する次の内容についてもお読みください。
教務主任の役割①：大まかな仕事に進む（内部リンク）
教務主任の役割②：時間の管理に進む（内部リンク）
研究主任の役割①：大まかな仕事に進む（内部リンク）
研究主任の役割②：国語研究の具体例に進む（内部リンク）
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